O próprio contribuinte: exigir a apresentação dos Documentos Societários e Documento de Identidade, com fé pública e que contenha foto e CPF  do Representante Legal, conforme Cláusula de Administração.

  Os Documentos Societários expressam a vontade dos sócios de uma empresa, definindo e regrando sua existência, direitos e deveres, só tendo valor legal se assinado e datado pelos contratantes e só tem efeito legal perante terceiros após registrado na Junta Comercial/Cartório de Registro Especiais/OAB. A denominação dos Documentos Societários variam conforme o tipo de empresa:

- LTDA / EIRELI / CIA:

Contrato Social e demais alterações contratuais

- S/A / Sociedade Civil / Entidades (Cooperativas, Associações e Fundações):

Estatuto Social e Ata de Posse/Eleição da Diretoria

- Firma Individual:

Requerimento de Empresário

- MEI:

Certificado da Condição de MEI –   Registro Ativo

- CONDOMÍNIO:

Convenção de Condomínio e Ata de Eleição do Síndico.

  Cláusula de Administração: Indica qual o sócio (ou não sócio) representa a empresa (assina em nome da empresa), ou seja, expressa a forma de administração e gerência de uma empresa. 

Conforme Código Civil, se não constar a Cláusula de Administração ou a forma de gerência no contrato de constituição/alterações da empresa, então qualquer sócio representa a empresa individualmente.

 Um terceiro (não é contribuinte):

• Procurador: Quando se tratar de outra pessoa que não seja o contribuinte, exigir a Procuração e o Documento de Identidade, com fé pública e que contenha foto e CPF do Outorgado. Verificar os poderes de representação que foram outorgados e validade da procuração.

No caso de Pessoa Jurídica, dispensamos a apresentação do Contrato Social/Estatuto/Requerimento de Empresário quando a procuração estiver com reconhecimento de firma pela pessoa jurídica ou assinatura por certificado digital da Pessoa Jurídica, ou quando se tratar de Procuração Pública. Observar também se existe alguma cláusula restritiva quanto à emissão de procuração nos Atos Constitutivos. O Outorgante deve ser a Pessoa Jurídica e não a Pessoa Física do sócio. 

No caso de Substabelecimento de Procuração, deve ser apresentada a Procuração mais o Substabelecimento, sendo que na Procuração devemos observar se concede poderes para substabelecer. Podemos aceitar o Substabelecimento de Procuração mesmo quando a procuração não menciona poderes para substabelecer (omissão). A procuração e o substabelecimento precisam:

• ter firma reconhecida; ou
• estar acompanhada do documento de identidade do outorgante para conferência da assinatura; ou
• estar assinada por certificado digital (o arquivo precisa estar no formato PDF e a assinatura deve ser validada no site do ITI).